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Gestion électronique des documents : Docuware

 

Il existe un système de stockage de tous les documents qui se fait en ligne. Son nom est la gestion électronique des documents. Il est créé pour faciliter l’archivage des dossiers. Ci-dessous, vous allez découvrir un peu plus sur ce sujet.

Description du logiciel

Docuware est un système de Gestion Electronique d’Informations et de Documents pour l’Entreprise. Il est fondé en 1988. Le terme GED désigne également les logiciels permettant la gestion de ces contenus documentaires. Il peut traiter systématiquement toute sorte de dossiers, peu importe l’origine, en suivant des procédures internes strictes de surveillance. Il permet d’importer, de classer et de ranger les documents, en inventant une classification plain texte et de les rendre facilement accessibles en vue de leur traitement à venir. Il est facile d’entrer aux bibliothèques à partir d’un ordinateur à internet ou à un intranet. Peu importe leur caractéristique et leur source, les dossiers sont repérés sans difficulté, disponibles et arrangés de façon thématique ou à l’aide de la recherche en texte intégral.

Les avantages et l’utilité

Tous les jours, vous recevez et envoyez des lettres, des fax, des e-mails et bien d’autres documents. Archivés par vos collaborateurs, ces renseignements ne sont pas constamment disponibles. Grâce à ce logiciel, vos agents ont accès en un rien de temps à toutes les informations, de manière organisée, via le moyen d’archives centralisées, peu importe l’emplacement où elles se figurent. Le logiciel permet de reconnaitre à chaque instant le parcours du traitement auquel un document électronique se trouve. Vous pouvez suivre les processus individuels, élément par élément. L’enregistrement se fait mécaniquement en quelques secondes et les copies se perdent. Vous améliorez votre espace de travail et vos dépenses sont réduites de manière impressionnante. La GED met notamment en œuvre des systèmes d’acquisition c’est-à-dire des procédés utilisés pour recueillir des informations, d’archivage, de classement, de gestion et stockage, d’accès et de consultation des dossiers. Elle prend part aux processus de travail collaboratif, de capitalisation et de communication d’information. Elle tient en compte l’utilité de gestion des documents selon leur cycle de vie, de l’apparition au classement en passant par la gestion des différentes versions. Les solutions et projets de GED peuvent permettre des avantages en qualité et en coût hâtif pour les organisations, qu’il s’agisse de compagnies privées ou publiques.

Les documents préservés

Le logiciel assure votre compagnie contre la perte de dossiers et contre les erreurs de classement. Les données ne peuvent être rectifiées une fois qu’elles sont conservées. Il vérifie de façon systématique les périodes de stockage et de suppression. Vous avez le pouvoir de gérer les droits d’accès de manière autonome. La recherche de documents archivés dans des armoires à dossier se révèle souvent ennuyeuse et ne donne pas de résultat. Donc, grâce à la venue du système de gestion électronique des documents, il est là pour stocker toute sorte de dossiers dans des archives centralisées.

En somme, même en étant en dehors de l’organisation, vos employés ont la capacité de retracer facilement les documents nécessaires avec un simple geste. Mais encore, vos documents sont en sûreté et vous n’êtes plus obligés de trimbaler des documents, mais vous l’avez quelque part en lieu sûr dans votre ordinateur